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Manual de Requisición – Unidad Solicitante

Esta guía detalla el procedimiento operativo paso a paso para la creación, llenado, verificación y procesamiento de Requisiciones de Materiales y Servicios en el ERP iDempiere del Instituto Nacional de Canalizaciones (INC) para usuarios con el rol Solicitante Base.

🔑 Sección 1: Acceso e Inicio de Sesión en iDempiere

1.1. Iniciar Sesión en el Sistema

Para ingresar al ERP iDempiere de la institución:

  1. Ingrese a la dirección web del sistema desde su navegador habituado.
  2. En la pantalla principal de inicio de sesión:
  3. Usuario: Ingrese su nombre de usuario asignado.
  4. Contraseña: Ingrese su clave de acceso.
  5. Seleccionar Rol: Active la casilla de verificación "Seleccionar Rol" para poder elegir el perfil adecuado en el paso siguiente.
  6. Recordar mis datos: Active esta casilla únicamente si está en su equipo de uso exclusivo.
  7. Haga clic en el botón azul ✓ OK.

Pantalla de inicio de sesión

1.2. Selección de Rol y Parámetros Iniciales

Una vez validadas sus credenciales, el sistema desplegará la pantalla de configuración de sesión:

Configuración de sesión y selección de rol

  • Grupo Empresarial: Seleccione INSTITUTO NACIONAL DE CANALIZACIONES.
  • Rol: Seleccione el rol correspondiente para la gestión de solicitudes (por ejemplo, Solicitante Base o el perfil de compras/solicitud asignado).
  • Organización: Verifique la unidad asignada (ejemplo: 01-Coordinación Central).
  • Almacén: Verifique o seleccione el almacén asociado a su gestión (ejemplo: ALMACEN COORDINACIÓN CENTRAL).
  • Fecha: Confirme la fecha de trabajo actual.
  • Haga clic en el botón ✓ OK para acceder al sistema.

1.3. Pantalla Principal y Menú del Sistema

Al ingresar correctamente, visualizará el tablero principal de iDempiere:

Tablero principal de iDempiere

  • Barra Superior: Muestra la sesión activa con el usuario, organización y rol seleccionado, así como opciones de soporte, preferencias y cierre de sesión.
  • Panel Izquierdo (Menú de Navegación): Contiene los accesos directos y módulos del sistema (como Solicitud De Materiales, Requisición, Órdenes, entre otros).
  • Área Central (Inicio): Muestra el resumen de actividades activas (avisos, solicitudes pendientes, flujos de trabajo) y vistas de información rápida.

📝 Sección 2: Creación y Encabezado de la Requisición

2.1. Navegación a la Ventana de Requisición

  1. Diríjase a la barra de búsqueda inteligente situada en la esquina superior izquierda del sistema (o busque en el menú lateral).
  2. Escriba Requisición y seleccione la opción correspondiente en el menú desplegable.

Búsqueda inteligente de la ventana Requisición

2.2. Creación de un Nuevo Registro

  1. En la barra de herramientas superior de la ventana Requisición, haga clic en el icono + (Nuevo Registro).

Creación de nuevo registro y alerta emergente de ID

Comportamiento del Sistema: Alerta Emergente de ID

Al hacer clic en Nuevo Registro, el sistema suele desplegar una ventana emergente informativa con el mensaje:

"¡No se pudo obtener el ID de la Requisición actual!"

Haga clic en el botón verde de confirmación (✓ OK) para cerrar la alerta. Este aviso es habitual al inicializar una solicitud en blanco y no impide continuar.

2.3. Llenado del Encabezado de la Requisición

Al crear el registro, se mostrará el formulario principal dividido en sus secciones superior e inferior.

CAMPOS OBLIGATORIOS EN ROJO

Todos los campos que presentan texto, etiqueta o bordes marcados en ROJO son de carácter completamente obligatorio. Es imprescindible completar la totalidad de estos campos requeridos; de lo contrario, el sistema no permitirá guardar ni procesar el documento.

Paso A: Campos Requeridos de la Sección Superior

  1. Complete los campos obligatorios del encabezado:
  2. Tipo de Documento: Seleccione la opción adecuada (ej. Requisición de Compra, Solicitud de Gastos de Viáticos).
  3. Año: Ingrese o confirme el año presupuestario actual.
  4. Unidad Ejecutora: Seleccione su unidad ejecutora correspondiente.
  5. Unidad Solicitante: Confirme la unidad administrativa que realiza el requerimiento.
  6. Fecha Requerida: Seleccione la fecha tope estimada de entrega o cumplimiento.

Campos obligatorios marcados en rojo en el encabezado

Paso B: Campos Requeridos de la Sección Inferior (Lista de Precios y VTE)

  1. Desplácese a la sección inferior del formulario y complete:
  2. Lista de Precios: Seleccione la lista aplicable a la solicitud.
  3. Ventaja Técnica Económica (VTE): Redacte la justificación técnica y económica del requerimiento en este recuadro obligatorio.

Sección inferior con Lista de Precios y Ventaja Técnica Económica

  1. Opcionalmente, diligencie los campos Descripción u Objeto de la Contratación para brindar mayor detalle a las áreas de compras y presupuesto.

🛒 Sección 3: Registro de Líneas de Requisición

3.1. Acceso a las Líneas de Requisición

Una vez guardado el encabezado principal:

  1. Ubíquese en la pestaña inferior denominada Línea Requisición.
  2. En la barra de herramientas interna de la pestaña, haga clic en el botón + (Nuevo Registro) para agregar los artículos o servicios solicitados.

Pestaña Línea Requisición

3.2. Carga de Productos y Precio Unitario

Al crear una nueva línea de requisición, complete los campos solicitados:

Formulario de registro de línea de producto

  1. Producto: Haga clic en el icono del carrito de compras (selector de producto) situado al lado derecho del campo para desplegar el catálogo de productos registrados.
  2. Cantidad: Ingrese la cantidad requerida del bien o servicio.
  3. Precio Unitario (*): Ingrese el costo estimado o unitario correspondiente al ítem.

3.3. Verificación de Imputación Presupuestaria

En la sección inferior de la línea (Presupuesto), es indispensable verificar la imputación contable asociada:

Sección Presupuesto y disponibilidad presupuestaria

  • Acción Específica: Asegúrese de que refleje la acción específica correspondiente al proyecto/actividad de su unidad.
  • Partida Presupuestaria: Verifique que el producto tenga asignada su partida presupuestaria ONAPRE correspondiente.
  • Disponible: Confirme que la partida cuente con saldo Disponible suficiente para cubrir la línea.

Verificación Estricta Presupuestaria

Debe validar estrictamente que cada producto incorporado tenga asignada su Acción Específica y Partida Presupuestaria correcta con presupuesto disponible; de lo contrario, la solicitud será rechazada durante el proceso de aprobación.

📄 Sección 4: Visualización de Reporte y Procesamiento Final

4.1. Retorno al Encabezado de la Requisición

Una vez finalizado el registro de todos los productos en la pestaña de líneas:

  1. Haga clic en el enlace superior Requisición (situado en la ruta de navegación emergente o miga de pan) para regresar al formulario principal del encabezado.

Ruta de navegación y retorno a Requisición

4.2. Vista Previa e Impresión del Reporte

Para verificar que los datos registrados y los productos de la requisición estén correctos antes de enviarla a aprobación:

  1. En la barra de herramientas superior del documento, haga clic en el icono de la Impresora.

Icono de impresión en la barra de herramientas

  1. En la ventana emergente que pregunta ¿Desea comenzar el proceso?, haga clic en el botón verde ✓ OK.

Confirmación para generar reporte de impresión

  1. El sistema generará y desplegará en una nueva pestaña el reporte oficial en formato PDF, donde podrá revisar la unidad ejecutora, la descripción y el listado completo de productos agregados.

Reporte oficial de requisición generado en formato PDF

4.3. Completar y Enviar a Aprobación

Una vez visualizado el documento PDF y verificado que toda la información sea exacta:

  1. Desplácese a la parte inferior de la ventana de Requisición, en la sección Estado.
  2. Haga clic en el botón azul ⚙ Acción.

Botón Acción en la sección Estado

  1. En la ventana emergente, en el campo Acción, asegúrese de tener seleccionada la opción Completar.
  2. Haga clic en el botón verde de confirmación (✓).

Ventana de diálogo Acción y opción Completar

Proceso Finalizado Exitosamente

Al completar este paso, la requisición cambiará su estado a Procesado y pasará automáticamente a la bandeja de entrada del jefe o aprobador correspondiente para su revisión y validación presupuestaria.