Pasos Previos a la Carga de Requisiciones en iDempiere

Este documento establece las acciones obligatorias que toda Unidad Solicitante debe realizar antes de registrar una línea de requisición en el sistema iDempiere, garantizando la correcta imputación presupuestaria y tributaria.

Obligatoriedad de la Verificación Previa

No intente cargar una requisición sin haber validado previamente la existencia del código de producto, la unidad de medida correcta, la partida presupuestaria ONAPRE y la condición fiscal del IVA. La inobservancia de estos pasos generará el rechazo automático de la solicitud.

🔍 Paso 1: Búsqueda y Verificación del Producto en iDempiere

Antes de solicitar la creación de un nuevo código a la División de Gestión Administrativa, verifique si el ítem ya existe en el catálogo maestro del sistema:

Ingrese a la ventana Producto en iDempiere.
Utilice el carácter comodín % entre las palabras clave para realizar búsquedas amplias.
Ejemplos de búsqueda: %papel%carta%, %disco%solido%, %mantenimiento%aire%.
Haga clic en el botón de Aceptar o Buscar.

📋 Criterio de Decisión

=== "Si el Producto EXISTE"

Antes de proceder a crear la requisición, verifique dentro de la ficha del producto los siguientes **dos puntos críticos**:

1. **Unidad de Medida (UM):** Asegúrese de que coincida con la forma en que se va a solicitar/adquirir el bien o servicio (ejemplo: *Unidad, Caja, Metro, Servicio, Litro*).
   * *Nota:* Si tiene una unidad de medida que no corresponde con su solicitud, **no lo use**; notifíquelo a la División de Gestión Administrativa para su ajuste.
2. **Partida Presupuestaria:** Confirme que el código presupuestario asignado al producto corresponda estrictamente con la naturaleza del requerimiento (`4.01`, `4.03`, `4.04` o `4.07`).
   * *Nota:* Si el producto tiene una partida incorrecta, **no lo use**; notifíquelo a Gestión Administrativa para su corrección.

> Una vez confirmados estos dos parámetros, proceda directamente a crear su requisición en iDempiere.

=== "Si el Producto NO EXISTE"

Debe recopilar la información técnica, determinar la partida presupuestaria, la unidad de medida y la condición del IVA (siguiendo los Pasos 2, 3 y 4 de este manual) para remitir la **Solicitud de Catalogación** a la División de Gestión Administrativa.

📊 Paso 2: Determinación de la Partida Presupuestaria (ONAPRE)

Cada requerimiento debe estar respaldado por la partida adecuada según el Clasificador Presupuestario de la ONAPRE. Use esta guía rápida para identificar la naturaleza de su gasto:

🏷️ Desglose de Partidas Principales

🔹 Partida 4.01: Materiales, Suministros y Mercancías

Criterio: Bienes consumibles, perecederos o que se agotan con su primer uso. Vida útil menor a 1 año.
Ejemplos: Papelería, útiles de oficina, tóner, repuestos menores, cables, elementos de limpieza, reactivos de laboratorio.

🔹 Partida 4.03: Servicios No Personales

Criterio: Contratación de servicios técnicos, profesionales o comerciales donde predomina la mano de obra o la prestación intangible.
Ejemplos: Mantenimiento preventivo/correctivo de equipos, licencias de software por suscripción temporal o anual, alquileres, fletes, pólizas de seguros.

🔹 Partida 4.04: Activos Reales / Bienes Muebles

Criterio: Bienes duraderos y tangibles que pasan a formar parte del inventario de bienes nacionales. Vida útil superior a 1 año e individualizables.
Ejemplos: Servidores, computadoras de escritorio, laptops, mobiliario de oficina, aires acondicionados completos, vehículos o maquinaria.

🔹 Partida 4.07: Transferencias y Donaciones de Capital

Criterio: Asignación de recursos o adquisición de bienes de capital destinados expresamente a ser transferidos o donados a terceros (comunidades organizadas, entes públicos adscritos, instituciones educativas o fundaciones sin fines de lucro), sin que pasen a formar parte del patrimonio activo permanente del instituto.
Ejemplos: Adquisición de bombas de agua, plantas eléctricas, equipos tecnológicos o maquinarias adquiridos bajo expedientes de apoyo comunitario o donaciones institucionales formalmente aprobadas.

Regla de Consulta

Si tiene dudas sobre si un ítem califica como 4.01 (repuesto/suministro) o 4.04 (activo), consulte previamente a la Oficina de Organización, Planificación y Presupuesto antes de tramitar la catalogación.

⚖️ Paso 3: Validación Fiscal del IVA

Tanto para realizar la Solicitud de Catalogación como para crear las líneas de la Requisición en iDempiere, el usuario debe determinar si el producto o servicio se cataloga como Gravado (16%) o Exento (0%).

📌 Regla General del IVA

"Todo bien y todo servicio lleva IVA (16%), a menos que la Ley del Impuesto al Valor Agregado diga expresamente lo contrario."

Si lo que usted va a solicitar no aparece en la lista de exenciones expresas de la Ley, asuma siempre que lleva IVA (16%).

📋 Guía Rápida de Validación Fiscal

Tipo de Requerimiento	Tratamiento Fiscal	Criterio / Base Legal
Materiales de oficina, computación, ferretería, repuestos, herramientas	LLEVA IVA (16%)	Regla general sobre bienes muebles.
Equipos, mobiliario, tecnología, servidores, licencias de software	LLEVA IVA (16%)	Regla general sobre bienes y servicios comerciales.
Servicios técnicos, reparaciones, soporte, fletes, consultorías	LLEVA IVA (16%)	Toda prestación de servicios a título oneroso está gravada.
Libros, diarios, periódicos, revistas científicas/culturales	EXENTO (0%)	Exención expresa por Ley (Art. 18).
Medicamentos, principios activos, material médico básico	EXENTO (0%)	Exención expresa para el sector salud (Art. 18).
Alimentos básicos sin procesar o de la cesta normativa primaria	EXENTO (0%)	Exención expresa (carnes en estado natural, leche cruda, arroz) (Art. 18).
Servicios de transporte público terrestre de personas	EXENTO (0%)	Exención expresa de servicios (Art. 19).
Servicios de educación formal aprobados por el Ministerio	EXENTO (0%)	Exención expresa de servicios educativos (Art. 19).

⚠️ Casos Especiales y Dudosos

Servicios mixtos (Mano de obra + Repuestos): Por norma general, si una empresa cobra por reparar un equipo e incluye los repuestos en la misma factura/servicio, la totalidad del servicio está gravada con el 16% de IVA.
Duda persistente: Consulte a la División de Gestión Administrativa antes de cargar la requisición en el sistema.

✉️ Paso 4: Envío de la Solicitud de Catalogación

Si el producto NO existe en el sistema iDempiere, remita a la División de Gestión Administrativa el formato formal (vía correo corporativo o memorándum interno) incluyendo los siguientes 5 datos obligatorios:

Descripción técnica del ítem: Nombre claro y genérico (sin marcas comerciales exclusivas, a menos que el estándar técnico lo exija).
Unidad de medida: Unidad (UN), Caja (CJA), Metro (MTR), Servicio (SERV), Litro (LTR), etc.
Partida presupuestaria: Código ONAPRE correspondiente (4.01, 4.03, 4.04, 4.07).
Condición fiscal: Indicar claramente Aplica IVA (16%) o Exento de IVA.
Justificación / Uso previsto: Breve descripción funcional del destino del bien o servicio.

Resultado

Una vez que Gestión Administrativa confirme la creación del código en iDempiere, la Unidad Solicitante podrá emitir su requisición de inmediato sin inconsistencias contables ni rechazos.